Ordnung im Blätterwald – Genussworking https://genussworking.de Dein BLOG für ein Büro ganz ohne Stress Tue, 25 Nov 2025 10:34:08 +0000 de hourly 1 https://wordpress.org/?v=6.9.4 https://genussworking.de/wp-content/uploads/2024/12/cropped-LOGO-Genussworking-Canva-Design-1-32x32.png Ordnung im Blätterwald – Genussworking https://genussworking.de 32 32 Die 4 Top-Elemente im Ordnungssystem für deinen Papierkram https://genussworking.de/die-4-top-elemente-im-ordnungssystem-fuer-deinen-papierkram/ https://genussworking.de/die-4-top-elemente-im-ordnungssystem-fuer-deinen-papierkram/#respond Fri, 09 May 2025 18:52:46 +0000 https://genussworking.com/?p=6437

Die 4 Top-Elemente im Ordnungssystem für deinen Papierkram

Chaos am Schreibtisch chat gpt

Unordnung am Schreibtisch ist ein elementarer Stressfaktor. Ursache ist oft ein mangelhaftes Ordnungssystem, vor allem im Umgang mit der gesamten  Eingangspost. Grundsätzlich muss jegliches Papiermaterial – vom Dokument bis hin zur Zeitschrift so im Ablagesystem und damit vom Schreibtisch verschwinden. Man muss es aber auch leicht wieder finden, wenn man es braucht.

Ordnung am Schreibtisch fuer Dokumente

In einem geordneten Umfeld  wirkt dir Dame vom Titelbild sichtlich entspannter als vorher, nicht wahr? 

Inhaltsverzeichnis

1. Element : aufgabenbezogene, mobile Fächer

Effizientes und auch lustvolles Arbeiten ist nur möglich, wenn du dich auf ein perfektes Ordnungssystem stützen kannst. Die Grundlage dafür ist ein entsprechendes Equipment.

Das gilt nicht nur für den digitalen Bereich, sondern auch für alle papierenen Dokumente. Die bekommst du nur vom Tisch, wenn du weißt, welchen Aufgaben sie zuzuordnen sind, wo sie bis zur konkreten Bearbeitung zwischengelagert werden können und wann sie ganz exklusiv wieder auf den Schreibtisch kommen sollen.

Unter den Papieren gibt es natürlich auch Kandidaten fürs Archiv und für die sogenannte „runde Ablage“, den Papierkorb. Manche müssen auch digitalisiert  und in Datenbanken gespeichert werden. Dazu mehr in einem eigenen Beitrag, in dem es um die digitale Ordnung geht. 

Mobile Fächer als wichtiges Element im Ordnungssystem

Daher die Grundregel: Auf den Schreibtisch gehören nur die aktuell zu bearbeitenden Papiere und bestenfalls Dokumente, für die man einen Anruf erwartet. Der Rest sollte zunächst in mobile Ablagefächer kommen, bis er sortiert wird, und zwar außerhalb des unmittelbaren Blickfeldes am Schreibtisch. Ich platziere diese 5 bis 6  Fächer entweder im, oder auf dem halbhohen Büroschrank hinter mir. Bei mir sind es

– das Fach mit dem aktuellen Posteingang
– Fächer für spezielle Aufgaben (z.B. Rechnungen schreiben, Belege scannen)
– Fächer für tagesaktuell benötigte Projektmappen
– ein Fach für die Ablage zu Projekten
– ein Fach für die unspezifische Ablage

2. Element : Projektmappen

Aus der Bearbeitung von Projekten ergeben sich nach meiner Erfahrung  immer wieder Sammlungen von losen Blättern, die nicht gleich in Aktenordner abgeheftet werden können und oft schnell zur Verfügung stehen müssen

Bene Ordnungsmappe
PROJEKTMAPPEN

Für diesen Zweck empfehle ich  Ordnungsmappen, wie sie etwa von bene angeboten werden.
Um sie nach Projektabschluss wiederverwenden zu können, füge ich unter der Ordnerhülle ein gefaltetes DIN A4 Blatt mit dem Projektnamen ein (siehe Bild)

 Damit die Beschriftung der 12 Fächer auf der Mappenvorderseite ebenfalls wiederverwendbar ist, schneide ich mir Post-it-Rollen zurecht. Das ist veilleicht nicht besonders hübsch, aber es ist sehr effektiv. 

3. Element : Terminmappen für Tageserledigungen

Damit die tagesaktuellen Unterlagen -vor allem in Bezug auf Termine – schnell griffbereit sind und trotzdem nicht den Arbeitsbereich am Schreibtisch belagern, lohnt es sich, ein eigenes Ordnungssystem zu verwenden.
In verschiedenen Beiträgen zum Thema „Zeit gewinnen“ gehe ich in meinem BLOG näher darauf ein. 

Ideal sind für diesen Zweck Hängeordner, vor allem dann, wenn man viele Aufgabenerledigungen auf Termin halten muss.
Es gibt viele Systeme, die entweder ausziehbar in einen Büroschrank oder Rollcontainer  integriert werden können (etwas teurer)oder Hängeordnerboxen, die man einfach ins Fach oder bei aktuellem Bedarf auch einmal auf den Schreibtisch  kann. 

Man muss davon ausgehen,  dass nicht alles, was im Laufe des Tages auf dein Schreibtisch flattert, sofort der richtigen Aufgabe zugeordnet werden kann. Immerhin ist es aber so gut wie immer klar, ob etwas wichtig ist oder zu einer dringlichen Angelegenheit gehört. Was weder wichtig noch dringlich ist, verschwindet bei mir im Büroschrank. Das ist das letzte Stadium vor der endgültigen Ablage in Ordnern oder der „runden Ablage“, dem Papierkorb. 

Hier landet in einem Fach alles, was  für die Ablage oder das Archiv bestimmt ist. Der Rest ist die sogenannte „Vorhölle“. Das sind die Fächer, in denen zum Beispiel  Zeitschriften, Berichte und Prospekte aller Art gesasmmelt werden. Diese werden etwa alle zwei Monate daraufhin durchforstet, ob sie nicht wenigstens noch einen Unterhaltungswert haben. Sonst landen sie spätestens nach dieser Razzia im Papierkorb.

Ablagefächer Büroschrank als Vorhölle - chat gpt

TODO-Box

Ordnungssystem Hängeordner für lose Blätter

Genussworking ist ohne Ordnung im Genussbiotop Büro nicht denkbar. 

Ordnung im Blätterwald

Vorbereitungen

Wenn noch nicht vorhanden: mindestens 5 Kunststoff-Ablagefächer besorgen, sie sollten stapelbar sein.

Vorbereitungszeit:  15 min. für Vorauswahl im Internet

Mein Genusstipp für die Ordnung im Blätterwald

Lass maximal 1 Ablagefach auf dem Schreibtisch, und zwar jenes für die aktuelle Aufgabe. Übersichtlichkeit wirkt erwiesenermaßen stressmindernd.

Genuss-Tools

Hier noch einmal eine kleine Checkliste der  Ordnungselemente, um unnötige  Dokumente und Blätter am Schreibtisch zu vermeiden.

  • Ablagefächer - transparent und stapelbar
  • Projektmappen für aktuell laufende Projekte
  • Hängeordner und Terminmappen
  • Fächer für Archivierung und "Vorhölle"

Hier geht es weiter zu den besten Tipps für dein kleines Genussarchiv>>

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Bild von Dr.Dietmar Huber

Dr.Dietmar Huber

Als Büromensch, egal ob als Angestellter oder Chef, war ich immer überzeugt, dass das Wohlfühlen am Arbeitsplatz oberste Priorität hat. Zu viele Stunden an Lebenszeit werden hier verbracht.Ich möchte dir hier meine Erfahrungen als Genussworker weitergeben. Finde auch du deine optimale Genussworking-Strategie.

Mehr zum Thema GENIESSEN – auch in der Freizeit –  findest du auf meinem BLOG „Genießen bringt Glück“. Schau mal vorbei.   ⇒ 

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