So misst du Überforderung objektiv – 5 einfache Tipps

admin — Tue, 04 Mar 2025 08:18:03 +0000

So misst du Überforderung objektiv – 5 einfache Tipps

Dietmar
Optimales Arbeitspensum
Lesezeit 6 min.

Zu viel Arbeit für zu wenig Personal

Im Aufbau einer Genussworking-Strategie für deinen Bürojob kannst du im Rahmen von Optimierungsüberlegungen zu einem Punkt kommen, an dem klar ist: Das geforderte Aufgabenpotenzial ist ohne Überforderung nicht zu bewältigen. Es gibt ein objektives Problem und das liegt vermutlich im derzeitigen Personalstand.

In modernen Unternehmen gibt es regelmäßige Mitarbeitergespräche, die unter anderem dazu beitragen sollen, solche Defizite aufzuzeigen und gemeinsam Lösungsideen zu erarbeiten.

Folgende 5 Tipps sollen dir eine erste objektive Bewertung ermöglichen, , ob der gefühlt permanente Überforderung schlicht und einfach ein Personalmangel zugrunde liegt. Ziel ist es, eindeutige Belege vorlegen zu können, die Ansatzpunkte zur Verbesserung der Situation aufzeigen.

Tipp 1 : Zeitaufwand für Aufgaben dokumentieren

Führe über mindestens 4 Wochen eine detaillierte Aufgaben- und Zeitdokumentation: Was hast du gemacht? Wie lange hat es gedauert? Wurden Aufgaben außerhalb deiner Zuständigkeit übernommen? Lege den Fokus der Zeiterfassung hauptsächlich auf die problematischen Aufgaben, die dich gefühlt am meisten Zeit kosten.

Beweisführungsziel: Die Summe der Aufgaben überschreitet deine reguläre Arbeitszeit regelmäßig – ein Hinweis auf strukturell bedingte Überlastung.

Lösungsidee:
Schlage vor, gemeinsam zu prüfen, ob Aufgaben priorisiert oder umverteilt werden können. Vielleicht kann man auch standardisierte Zeitrichtwerte für wiederkehrende Aufgaben erarbeiten – zur realistischeren Planung.

Es gibt eine ganze Menge von Tools für die Zeiterfassung von Aufgaben. Wenn du es nicht permanent verwenden willst, sondern nur ab und zu für 1 Monat, ist clockify eine Tool, das man schnell versteht, das kostenlos ist, sowohl auf Windows und Apple funktioniert und auch als APP mit dem Smartphone synchronisiert werden kann. Deshalb empfehle ich es hier.

Tipp 2 : häufigen Pausenentfall und Überstunden belegen

Bereits mit den meisten einfachen Zeiterfassungstools lässt sich belegen, dass geplante Pausen möglicherweise wegen Überlastung nicht eingehalten werden können. Überstunden sind ohnehin firmenintern sichtbar. Aber auch hier macht es Sinn, zumindest über einen gewissen Zeitraum eigene Aufzeichnungen zu machen, die begründen, warum die Überstunden permanent anfallen.

Beweisführungsziel:
Dauerhaft fehlende Erholungszeiten und häufig sehr späte Arbeitsenden für einzelne Mitarbeiter deuten auf Personalmangel hin – vor allem, wenn kein entsprechender Zeitausgleich möglich ist.

Lösungsidee:
Ein Vorschlag wäre, im Team regelmäßig kurze Check-ins zu machen, um Überlastung früh zu erkennen – bevor Überstunden zur Gewohnheit werden. Wer an der Front im Einsatz ist, kann auch gut einschätzen, wie viel Personalkapazität in etwa fehlt.

Wenn sich alle im Team überfordert fühlen, gibt es eventuell zu wenig Personalkapazität.
Das sollte angesprochen werden, bevor es ernstere Probleme gibt.

Tipp 3 : Unerfüllbare Deadlines oder Qualitätsverluste festhalten

Konzentriere dich für ein Mitarbeitergespräch auf Projekte, die als typische Zeitfresser erlebt werden, also solche, die besonders großen und vor allem unberechenbaren Aufwand hervorrufen. Zeig aber auch mit Aufgaben, die sehr gut funktionieren, dass es nicht an dir liegt, wenn der Zeitaufwand

Beweisführungsziel:
Wiederholte Qualitätseinbußen sind Indikatoren für Überforderung durch strukturelle Probleme wie fehlende Informationen, mangelhafte Abstimmung oder fehlende Ressourcen, auch personell.

Lösungsidee:
Sich einmal zusammensetzen und einen realistischeren Zeitrahmen für Projekte und Aufgaben besprechen. Vielleicht hilft auch ein transparenteres Aufgaben-Tracking, damit frühzeitig sichtbar wird, wenn Deadlines nicht haltbar sind – bevor die Qualität leidet. Ein Pilotversuch könnte Sinn machen. Das digitale Angebot ist vorhanden. Es gibt eine Reihe von Zeitmanagement -Tools. Vielleicht kannst du eines davon demonstrieren.

Tipp 4 : Vergleich: Ist-Personal vs. Sollpersonal

Manchmal kann sich ein Blick in die jüngere Firmengeschichte lohnen. Dabei geht es nicht nur um schriftliche Aufzeichnungen, wie Stellenpläne, kombiniert mit und Aufgabenbeschreibungen, die einmal gemacht wurden. Auch Erfahrungen von länger dienenden Kollegen und Kolleginnen können eine Entwicklung nachzeichnen, die zeigt, wo und wann die Schere zwischen mehr Aufgaben und weniger bis gleichbleibendem Personalstand aufgegangen ist.

Beweisführungsziel:
Es geht darum, anhand möglichst objektiver Fakten aufzuzeigen, dass regelmäßig unterbesetzt gearbeitet wird, mit Folgen für Motivation und Gesundheit der Belegschaft und damit auch negativen Einflüssen auf die Produktivität

Lösungsidee:
Offen zu besprechen, wie die aktuelle Teamstärke zur Aufgabenmenge passt, wäre ein erster Schritt in Richtung humanerer Arbeitsbedingungen. Alle Seiten sollten offen dafür sein, zumindest Übergangslösungen zu suchen. Wie können manche Bereiche wenigstens temporär entlastet werden? Welche Aufgaben sollten priorisiert werden, welche sind vielleicht zu aufwändig?Müssen Projekte vielleicht anders verteilt werden?

Ein ehrliches Mitarbeitergespräch aufgrund einer gut vorbereiteten Faktenlage ist das um und auf bei der Suche nach Lösungen, wenn Personalmangel als Ursache für Stress im Büroalltag vermutet werden muss.

Tipp 5 : Aufgabenverteilung im Team analysieren

Wenn du das Gefühl hast, die einzige Person im Team zu sein, die mit den Aufgaben nicht ohne Stress zurande kommt, könnte sich ein Blick auf die Aufgabenverteilung im Team lohnen (mehr dazu in einem eigenen Beitrag zum Thema Aufgabenverteilung ). Wer übernimmt wie viele Aufgaben? Wie oft springst du für andere ein? Gibt es Rollen, die du regelmäßig „mittragen“ musst?

Beweisführungsziel:
Wenn du ständig Aufgaben anderer übernehmen musst, liegt die Ursache möglicherweise nicht in deiner fehlenden Belastbarkeit, sondern darin, dass deine Kollegen aufgrund fehlender Personalressourcen ebenfalls überlastet sind.

Lösungsidee:
Vielleicht wäre ein gemeinsamer Aufgabenüberblick sinnvoll, um Lasten gerechter zu verteilen, wiederkehrende Mehrbelastungen sichtbar zu machen und eventuell notwendigen Personalbedarf „beziffern“ zu können.

TODO-Box

Zeige auf, dass zu wenige Pferde den zu schweren Wagen ziehen.

Überforderungsanalyse

Vorbereitungen

Mache in einem ersten Schritt eine Liste mit den Aufgaben, die besonders zeitaufwändig sind und bereite eine Zeiterfassungsphase vor.

Vorbereitungszeit: 60 min.

Mein Genusstipp für die Zeiterfassung

Konzentriere dich auf die problematischen Detailschritte bestimmter Aufgaben und halte sie in der Zeiterfassung konkret fest. Markiere sie mit #Tags für die statistische Auswertung. Berücksichtige auch gestohlene Genusspausen.

Genuss-Tools

Es gibt sehr viele Tools, die eine objektive, aufgabenspezifische Zeiterfassung ermöglichen. Suche zuerst nach einfachen digitalen Angeboten, die für den sporadischen Gebrauch ausreichen.

Hier gibt es zu noch mehr zum Thema Aufgabenverteilung⇒

Auf 180 Seiten zeige ich dir in diesem E-Book noch ausführlicher als in diesem BLOG, wie du Schritt für Schritt deine perfekte Genussworking Strategie aufbaust.

Dr.Dietmar Huber

Als Büromensch, egal ob als Angestellter oder Chef, war ich immer überzeugt, dass das Wohlfühlen am Arbeitsplatz oberste Priorität hat. Zu viele Stunden an Lebenszeit werden hier verbracht.Ich möchte dir hier meine Erfahrungen als Genussworker weitergeben. Finde auch du deine optimale Genussworking-Strategie.

Mehr zum Thema GENIESSEN – auch in der Freizeit – findest du auf meinem BLOG „Genießen bringt Glück“. Schau mal vorbei. ⇒

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Optimales Arbeitspensum – Genussworking

So misst du Überforderung objektiv – 5 einfache Tipps

So misst du Überforderung objektiv – 5 einfache Tipps

Inhaltsverzeichnis

Zu viel Arbeit für zu wenig Personal

Tipp 1 : Zeitaufwand für Aufgaben dokumentieren

Tipp 2 : häufigen Pausenentfall und Überstunden belegen

Tipp 3 : Unerfüllbare Deadlines oder Qualitätsverluste festhalten

Tipp 4 : Vergleich: Ist-Personal vs. Sollpersonal

Tipp 5 : Aufgabenverteilung im Team analysieren

TODO-Box

Überforderungsanalyse

Vorbereitungen

Mein Genusstipp für die Zeiterfassung

Genuss-Tools

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