5 wirkungsvolle Tipps für die perfekte digitale Ablage

admin — Thu, 27 Feb 2025 16:52:04 +0000

5 wirkungsvolle Tipps für die perfekte digitale Ablage

So bringst du Ordnung in deine Dateien und digitalen Ordner

Dietmar
Digitale Ordnung
Lesezeit 6 min.

Wer kennt das nicht? Die Datei ist irgendwo gespeichert, aber nicht auffindbar. Der E-Mail-Posteingang quillt über, und man verliert kostbare Minuten mit Suchen, Sortieren oder doppelt erledigten Aufgaben.
Dabei schlummert hier ein echtes Potenzial: Zeit, die sich gewinnen lässt – und zwar nicht für noch mehr To-dos, sondern für mehr Genussmomente im Arbeitsalltag.

Warum sollte die digitale Ablage aufgeräumt werden, bevor die fliegenden Blätter am Schreibtisch aus dem Gesichtskreis verschwinden können?

Ganz einfach: Wenn du unerledigte Aufgaben vom Tisch bringen willst, wird es fallweise notwendig sein, Dokumente zu scannen und dann digital zuzuordnen. Das ist übrigens auch ein günstiger Zeitpunkt, auch den digitalen Posteingang zu leeren, spätestens am Ende eines Arbeitstages.

Für beides muss im elektronischen System Ordnung und Klarheit herrschen.

Oft ist ein digitales Ordnungssystem von Seiten der Firma bereits vorgegeben, um mit anderen Beteiligten gut kommunizieren zu können. Unabhängig davon, wie effizient das gestaltet ist, ist es dir bestimmt freigestellt, auch noch eigene Ordnungskriterien nach deinem persönlichen Geschmack einzurichten.
In einem ersten Schritt muss die digitale Ablage ausgemistet werden:

Tipp 1 : Für alle Ordner Archiv-Unterordner-schaffen und aufräumen

Um nicht mehr aktuell benötigte Ordner und Dateien aus der aktuellen Übersicht zu entfernen, kannst du sie entweder gleich löschen oder sie zumindest in einen neu angelegten Archiv-Unterordner für jedes Projekt ablegen, um sie eventuell erst später zu löschen. Ich nenne diesen Ordner „ZUM ARCHIV…„. Durch das Z ist er automatisch immer der letzte Unterordner eines Projektes.

Wenn du schon beim Aussortieren bist, leere auch weitgehend den Ordner für die Downloads. Die meisten hast du nämlich bestimmt schon einmal einem Projekt-Ordner oder einer Datei zugeordnet.

Tipp 2 : Klare Ordnungsstrukturen im Explorer/Finder überlegen

Das erste Geheimnis einer praktikablen digitalen Ablage besteht darin, die Menge der Ordner zahlenmäßig zu beschränken. Ob Windows Explorer oder Finder (Mac), die Arbeitspsychologen haben festgestellt, dass maximal 7 Ordner oder jeweils 7 Unterordner dir das Gefühl vermitteln, dass sich in deinem digitalen Bereich problemlos Ordnung halten lässt.
Im obigen Beispiel für mein Agenturmanagement ist der 7.Ordner schon der Archivordner zum Projekt.

Im folgenden Beispiel eines Mac-Explorers (Finder) sieht man, wie so eine 7-Ordner -Struktur mit ihren Unterordnern prinzipiell aussieht.

Das zweite Geheimnis einer effizienten Struktur ist das Anpassen der digitalen Ablage an die Ordnungsstruktur der papierenen Dokumente und Projektordner.

Das dritte Geheimnis betrifft die gewünschte Reihenfolge der Ordner.
Der Explorer (Finder) sortiert die Ordner nämlich automatisch nach Zahlen oder alphabetisch. Will man diesen Automatismus austricksen, ist etwas Kreativität gefordert, um eine individuelle Reihenfolge zu erreichen.

Setzt man vor die Ordnerbezeichnung ein Plus (+), wird der Ordner auf alle Fälle erstgereiht.
Wenn mir für die Ordnerbezeichnung nichts Besseres einfällt, setze ich vor den Ordnernamen ein A oder spätere Buchstaben, je nachdem, wo ich den Ordner haben will.

Tipp 3 : Darauf achten, dass in Ordnern nichts verschwindet !

Wenn Dateien aus dem Posteingang in einen Ordner verschoben werden, sind sie oft nicht mehr so schnell wiederzufinden, wenn in deiner digitalen Ablage keine strikte Systematik herrscht. Besonders wichtig ist es, vor dem Verschieben der Datei zu klären, ob das aus dem Sichtfeld entfernte Dokument zu einem bestimmten Zeitpunkt wieder von selbst auf der Bildfläche erscheinen soll (Stichwort automatische Wiedervorlage).

Vielleicht ergibt sich aus dem Inhalt des Dokumentes auch die Notwendigkeit, einen Termin vorzumerken. Wenn du das übersiehst, ist Ärger und zusätzlicher Zeitaufwand vorprogrammiert. Einen herumliegenden Zettel sieht man noch, aber eine verschobene Datei macht automatisch nicht mehr auf sich aufmerksam.

Es gibt viele hilfreiche Tools, damit ein E-mail oder eine andere Datei zur Erinnerung wieder auftaucht. Ich nenne hier nur einige:

Auf meinem Windows PC verwende ich für E-mails oft die Erinnerungsfunktion von Outlook , für manche Dateien aber auch das Aufgabentool Microsoft Todo.

Du kannst dieses Erinnerungstool kostenlos herunterladen. Es ist einfach aufgebaut. So braucht man auch kaum Zeit, um seinen Gebrauch und Nutzen zu verstehen.

Tipp 4 : Starte dein neues Ordnungssystem in kleinen Schritten

Oft scheitert die Neuorganisation der digitalen Ablage an der Vorstellung , alles an einem Tag schaffen zu müssen. Da lässt man es lieber gleich.

Wichtig ist, dass man überhaupt einmal anfängt und wenigstens einen Projektordner, den man sehr oft benötigt, neu organisiert. Wenn du dir nur einmal pro Woche die Zeit nimmst, einen einzigen Hauptordner nach den neuen Kriterien einzurichten, hast du bald ein funktionierendes digitales Ablagesystem, das die viel Zeit sparen wird.

Tipp 5 : Schnellzugriffe und Favoriten einrichten

Der letzte Zeitspartipp: Sorge dafür, dass du häufig genutzte Ordner, Dateien oder Programme mit möglichst wenigen Klicks erreichen kannst. Ziehe zum Beispiel oft benötigte Projektordner in die linke Seitenleiste unter „Schnellzugriff“ (bei Windows) oder unter „Favoriten“ (bei Mac). Löse sie auch wieder von der Seitenleiste, wenn das Projekt wieder seltener gefragt oder abgeschlossen ist.

Eine zusätzliche Alternative wäre auch das Verschieben eines aktuell wichtigen Ordners oder einer Arbeitsdatei direkt auf den Desktop.

Halte dich sowohl am Desktop als auch im Schnellzugriffs-Bereich so gut es geht an die 7-Ordner -Regel. Dann bleibt alles übersichtlich und du sparst wirklich Zeit.

TODO-Box

Eine perfekte digitale Ablage ist die Grundlage für weniger Papierkram auf deinem Schreibtisch und für genussvolleres Arbeiten.

Die digitale Ordnung

Vorbereitungen

Die Zeitfenster für eine schrittweise Neuorganisation terminisieren

Vorbereitungszeit: 5 min.

Mein Genusstipp für die Neuorganisation

Nicht zu viel auf einmal vornehmen. Einfach mit dem am häufigst genutzten Projektordner beginnen

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Als Büromensch, egal ob als Angestellter oder Chef, war ich immer überzeugt, dass das Wohlfühlen am Arbeitsplatz oberste Priorität hat. Zu viele Stunden an Lebenszeit werden hier verbracht.Ich möchte dir hier meine Erfahrungen als Genussworker weitergeben. Finde auch du deine optimale Genussworking-Strategie.

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Digitale Ordnung – Genussworking

5 wirkungsvolle Tipps für die perfekte digitale Ablage

5 wirkungsvolle Tipps für die perfekte digitale Ablage

So bringst du Ordnung in deine Dateien und digitalen Ordner

Inhaltsverzeichnis

Tipp 1 : Für alle Ordner Archiv-Unterordner-schaffen und aufräumen

Tipp 2 : Klare Ordnungsstrukturen im Explorer/Finder überlegen

Tipp 3 : Darauf achten, dass in Ordnern nichts verschwindet !

Tipp 4 : Starte dein neues Ordnungssystem in kleinen Schritten

Tipp 5 : Schnellzugriffe und Favoriten einrichten

TODO-Box

Die digitale Ordnung

Vorbereitungen

Mein Genusstipp für die Neuorganisation

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